Viele Kanzleien beschäftigen sich erst dann intensiver mit ihrer IT-Infrastruktur, wenn ein Server ausgetauscht werden muss, Homeoffice wichtiger wird oder die Betreuung bestehender Systeme zunehmend aufwendig wird. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob der nächste Server wieder im eigenen Haus stehen soll oder ob der Schritt in die Cloud die sinnvollere Lösung ist.
Diese Entscheidung wird häufig aufgeschoben, weil die Vorstellung von einer komplexen, riskanten Migration abschreckt. Mit dem richtigen Partner an der Seite kann der Wechsel jedoch wesentlich einfacher ablaufen, als viele Kanzleien annehmen.
Warum Cloud-Projekte oft später starten als geplant
Grundsätzlich ist ein Wechsel in die Cloud kein aufwendiges Unterfangen, vorausgesetzt, man wählt einen Partner mit entsprechender Erfahrung. Wer bereits zahlreiche Kanzleimigrationen begleitet hat, kennt die typischen Fallstricke und kann sie von Anfang an umgehen. Fehlt diese Erfahrung, wird aus einer Routineaufgabe schnell ein holpriges Projekt.
Zeitlich lässt sich der gesamte Prozess von der Evaluierung verschiedener Anbieter bis zur tatsächlichen Umstellung recht gut eingrenzen: Bei kleineren Kanzleien dauert er, wenn kontinuierlich daran gearbeitet wird, in der Regel zwei bis zehn Wochen, bei größeren Einheiten drei bis vier Monate.
Was bei einem Wechsel tatsächlich passiert
Der eigentliche technische Umstieg beansprucht deutlich weniger Zeit, als viele erwarten. Die Vorbereitung beginnt meist rund einen Monat vor dem eigentlichen Stichtag: Daten werden vorab gesichtet, Systeme eingerichtet, Konfigurationen vorbereitet. Von alldem bekommt die Kanzlei im Tagesgeschäft nichts mit. Erst am eigentlichen Umstellungstag steht die IT für einige Stunden nicht zur Verfügung – bei kleineren und mittleren Kanzleien reicht dafür meist ein einziger Tag, bei größeren Einheiten mit vielen Nutzern können es zwei bis drei Tage werden.
Für die tägliche Arbeit ändert sich anschließend erstaunlich wenig. Der Arbeitsplatz liegt zwar nun in einem gesicherten Rechenzentrum, angezeigt wird aber weiterhin ein gewohntes Windows-System mit den vertrauten Kanzleianwendungen. Auch bestehende Programme lassen sich in aller Regel unverändert weiterverwenden. Der einzige zusätzliche Schritt ist die Anmeldung am virtuellen Arbeitsplatz zu Beginn der Arbeit – danach läuft alles wie gewohnt. Neu hinzu kommt lediglich die Möglichkeit, orts- und geräteunabhängig zu arbeiten, etwa im Homeoffice oder unterwegs.
Ein Thema, das zunehmend in Beratungsgesprächen auftaucht, sind KI-Anwendungen. Hier zeigt sich ein Vorteil des Cloud-Modells besonders deutlich: Statt in eigene Server zu investieren, deren Anforderungen sich in wenigen Jahren kaum vorhersagen lassen, lässt sich in der Cloud flexibel zusätzliche Rechenleistung dazu mieten und bei Bedarf ebenso unkompliziert wieder abbestellen. Ohnehin setzen viele Anbieter mittlerweile auf webbasierte KI-Lösungen, die über einen Login-Zugang genutzt werden. Die eigene Infrastruktur spielt dann ohnehin eine untergeordnete Rolle; entscheidend werden stattdessen Fragen zum Anbieter selbst, etwa wo und wie lange Daten gespeichert werden.
Welche Fehler Kanzleien vermeiden sollten
Der häufigste Fehler liegt in der Wahl eines unerfahrenen Partners. Wer sich vorab nicht vergewissert, ob ein Anbieter tatsächlich mit vergleichbaren Migrationen vertraut ist, riskiert unnötige Komplikationen. Ebenso wichtig ist es, sich vor Projektstart über die eigenen Ziele klar zu werden: Geht es nur um den 1:1-Ersatz der bestehenden Systeme, oder sollen gleichzeitig Themen wie Flexibilität, Sicherheit oder eine veraltete Telefonanlage mitgedacht werden? Wer das erst mitten in der Migration bemerkt, sorgt für unnötigen Mehraufwand.
Auch der Zeitpunkt der Umstellung verdient Aufmerksamkeit. Fällt der Stichtag mit wichtigen Fristen, laufenden Projekten oder ERV-Terminen zusammen, entsteht unnötiger Stress für alle Beteiligten. Ruhigere Phasen, etwa wenn ein Teil des Teams im Urlaub ist, eignen sich deutlich besser.
Fazit
Ein Wechsel in die Cloud ist heute für Kanzleien kein Abenteuer mehr, sondern mit einem erfahrenen Partner eine gut planbare, überschaubare Angelegenheit. Wer sich vorab über Ziele und Zeitpunkt klar wird und die Umsetzung nicht dem Zufall überlässt, kommt in der Regel unkompliziert und ohne größere Umgewöhnung ans Ziel.
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